ClickUp-Einführung
ClickUp allein ist nur ein leerer Sternenzerstörer. Ohne Experten kann die Einführung zum echten Kopfzerbrechen werden — wir bauen Ihre Prozesse ein, schulen das Team und bleiben als Support an Ihrer Seite.
Beratung buchen →- Ihre Excel-Tabellen stapeln sich bergeweise.
- Niemand weiß, wer gerade woran arbeitet.
- Der Status lebt in E-Mails und im Kopf der Mitarbeiter.
- Es gab schon eine Einführung, die nach zwei Monaten gestorben ist.
- Das Team wächst, aber die Organisation skaliert nicht mit.
Was wir tun
Prozessanalyse
Wir gehen den echten Arbeitsablauf durch: wer macht was, wo hakt es, was gehört überhaupt in ein System.
Workspace-Aufbau
Hierarchie, Status, Felder, Vorlagen, Berechtigungen — mit Ihrem eigenen Vokabular, nicht mit ClickUp-Standardeinstellungen.
Automatisierung
Interne Automatisierungen und n8n-Integrationen: Rechnungsstellung, CRM, E-Mail, Formulare — damit nichts doppelt eingegeben werden muss.
Schulung und Support
Rollenbasierte Schulung, dann 4–6 Wochen Begleitung: Feinabstimmung, bis das System im Tagesablauf verankert ist.
So sprechen die Abteilungen miteinander
Schluss mit weitergeleiteten E-Mails. Sobald jemand seinen Teil erledigt hat, bekommt die nächste Abteilung die Aufgabe automatisch, mit allen Daten. Vom Angebot bis zur Zahlung muss nichts doppelt eingegeben werden.
- Jeder Pfeil ist eine automatische Übergabe: niemand muss etwas weiterleiten, und wenn etwas hängt, meldet sich das System.
- Jede Abteilung liest aus den gemeinsamen Stammdaten: Kunden, Subunternehmer und Preisliste ändern sich an einer Stelle.
- Aus der signierten Abnahme entsteht ohne menschliches Zutun eine Rechnung im Rechnungsprogramm.
Was das System je Abteilung kann
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit: So ähnlich sieht die Funktionsliste eines ClickUp-basierten Unternehmenssteuerungssystems aus. Sie müssen nicht alles auf einmal einführen: In der Analyse wählen wir aus, womit sich der Start lohnt. Klicken Sie auf eine Abteilung für die Details.
Vertrieb5 funktionen · 8 automatisierungenVom Lead zum angenommenen Angebot, mit PDF per Knopfdruck.
Funktionen
- Vollständige Sales-Pipeline mit Status, Verantwortlichen, Aufgabenlisten und Fristen
- Kunden- und Kontaktstamm
- KPIs: Pipeline-Wert, Conversion, Durchlaufzeit
- Angebotsverwaltung
- Freigabe durch die Geschäftsführung ab einer Wertgrenze
Automatisierungen
- Lead-Erfassung aus Webformularen, Anzeigen und E-Mails
- Automatisches Nachfassen und Erinnerungen
- KI-gestützter Angebotsentwurf
- Angebots-PDF aus der Preisliste
- Automatische Nummerierung und Versionierung
- Versand mit HTML-E-Mail-Vorlagen
- Online-Angebotsannahme
- Verwaltung des Angebotsablaufs
Recht / Verträge4 funktionen · 4 automatisierungenVerträge aus dem angenommenen Angebot, mit E-Signatur und Fristüberwachung.
Funktionen
- Vorlagenbibliothek mit Versionsverwaltung
- Parametrisierbare Vertragstypen
- Verwaltung von Rahmenverträgen
- Verknüpfung mit Angebot und Projekt
Automatisierungen
- Vertragserstellung aus dem angenommenen Angebot
- Elektronische Unterschrift
- Archivierung des signierten Exemplars
- Überwachung von Ablauf und Verlängerung
Projekte / Betrieb9 funktionen · 7 automatisierungenAusführung, Abnahme und Online-Signatur, die die Rechnungsstellung von selbst startet.
Funktionen
- Projektverwaltung mit Verantwortlichen und Fristen
- Meilensteine und Aufgabenverteilung
- Teamkoordination
- Ressourcenplanung
- Gantt-Diagramme zum Aufdecken von Abhängigkeiten
- Zeiterfassung
- Kundenkommunikation und Dokumentation
- Arbeitsblätter und Zusatzleistungen
- Umsatz- und Kostenverfolgung je Projekt
Automatisierungen
- Formulare zur Datenabfrage
- Projekt aus dem angenommenen Angebot
- Abnahmeentwurf wird erstellt
- Abnahme-PDF und Versand
- Online-Signaturpanel mit Zeitstempel
- Automatische Annahme nach Fristablauf
- Rechnungsstellung startet bei Annahme
Einkauf3 funktionen · 6 automatisierungenBestellung beim Subunternehmer, Abnahme und Eingangsrechnung in einer Kette.
Funktionen
- Subunternehmerstamm
- Verwaltung und Erstellung von Bestellungen und Subunternehmer-Abnahmen
- Subunternehmer-Dokumente: Vertrag, Versicherung, Unbedenklichkeitsbescheinigung
Automatisierungen
- Bestellung aus dem Projekt
- Versand und Bestätigung
- Subunternehmer-Abnahme erstellen und signieren lassen
- Eingangsrechnung der Bestellung zuordnen
- Abweichungsmeldung
- Überwachung von Dokumentfristen
Finanzen5 funktionen · 5 automatisierungenRechnung aus der Abnahme, Zahlungsverfolgung, Eingangsrechnungen mit KI.
Funktionen
- Verwaltung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Forderungsübersicht
- Kostenstellen
- Kategorisierung und Gruppierung von Rechnungen
- Abrechnung von Provisionen und Boni
Automatisierungen
- KI-gestütztes Einlesen von Eingangsrechnungen aus E-Mails
- Rechnungsstellung über Ihr Rechnungsprogramm
- Zahlungsfristen automatisch setzen
- Geplanter Versand von Zahlungserinnerungen
- Zahlungsstatus per Banksynchronisierung
Anlagenverwaltung4 funktionen · 5 automatisierungenInventar, Gerätebewegungen und signierte Übergabeprotokolle.
Funktionen
- Anlagenverzeichnis mit Inventarnummer
- Verwaltung nach Standort und Verantwortlichem
- Bewegungsprotokoll
- Protokollierung
Automatisierungen
- Übergabeprotokoll erstellen und signieren lassen
- Standort und Verantwortlichen aktualisieren
- Inventurprotokoll erstellen
- Überwachung von Wartung, Kalibrierung und Garantie
- Einkaufsrechnung mit dem Gerät verknüpfen
Geschäftsführung7 funktionen · 2 automatisierungenLive-Dashboards, Cashflow und Freigaben an einem Ort.
Funktionen
- Live-Dashboard für Umsatz und Ausgaben
- Cashflow und Prognose
- Pipeline-KPIs
- Steuer- und Forderungsübersicht
- Deckungsbeitrag je Projekt
- KPIs je Abteilung
- Freigabeprozesse
Automatisierungen
- KI-gestützte Berichte
- Benachrichtigung bei fehlerhaften oder hängenden Automatisierungen
HR6 funktionen · 9 automatisierungenVom Recruiting bis zum Austritt, mit Urlaubsverwaltung und Lohnexport.
Funktionen
- Mitarbeiterstamm: Position, Vertrag, Eintrittsdatum
- Recruiting-Pipeline mit Kandidaten und Status
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
- Checklisten für Onboarding und Offboarding
- Schulungen, Zertifikate und arbeitsmedizinische Eignung
- Leistungsbeurteilung
Automatisierungen
- Bewerbungen automatisch aus Formularen und E-Mails erfassen
- KI-gestützte Vorauswahl von Lebensläufen
- Terminabstimmung für Interviews und Rückmelde-E-Mails
- Arbeitsvertrag und Eintrittsdokumente erstellen und signieren lassen
- Onboarding-Aufgaben automatisch bei Eintritt (Geräteausgabe, Zugänge)
- Offboarding: Geräterückgabe und Entzug von Zugängen
- Freigabeprozess für Urlaubsanträge
- Überwachung von Zertifikats- und Eignungsfristen
- Monatlicher Export der Anwesenheitsdaten für die Lohnabrechnung
Stammdaten (gemeinsam)4 funktionen · 3 automatisierungenEine einzige Datenquelle, aus der jedes Dokument entsteht.
Funktionen
- Einheitlicher Kunden-, Subunternehmer-, Produkt- und Preislistenstamm
- Dokumentvorlagen
- Gemeinsames Set an Custom Fields
- Gemeinsame Wissensdatenbank (ClickUp-Wiki): Prozessbeschreibungen, interne Richtlinien, Vorlagen, FAQ
Automatisierungen
- Stammdaten fließen automatisch in jedes erzeugte Dokument
- KI-gestützte Suche und Antworten aus der Wissensdatenbank
- Überprüfungserinnerung für Wiki-Verantwortliche
Warum wir
Wir sind ein Entwicklungsunternehmen, kein Schulungsunternehmen. Passt ein Prozess nicht in ClickUp, können wir das fehlende Stück dazu programmieren.
Erst der Prozess, dann das Werkzeug
Die Geschäftsanalyse ist kein Aufpreis, sondern der erste Schritt zum System.
Die Einführung endet nicht mit der Schulung
Wir begleiten Sie, bis das Team wirklich umsteigt — das ist der Unterschied zwischen einer Einführung, die bleibt, und einer, die stirbt.
Bei Bedarf programmieren wir auch dazu
Eigenes System, ERP, Webshop: die Integration wird nicht zum Problem eines externen Partners.
Wenn Sie uns als ClickUp-Experten beauftragen, müssen Sie während des Onboardings keinen zusätzlichen User für uns bezahlen — wir sind offizieller ClickUp-Partner.
Wir haben eine geheime Liste der Einstellungen, die später zu Einschränkungen führen — wir sind schon über jede Bananenschale ausgerutscht, damit Sie es nicht müssen.
Chiro Marketing
TOP 10 ClickUp-Konfigurationsfehler, die Ihr Team zurück zu Excel treiben
Einführungen scheitern nicht am Werkzeug, sondern an den Einstellungen der ersten Wochen. Wir haben die 10 häufigsten Fehler gesammelt und wie Sie sie beheben, bevor Ihre Prozesse darauf aufbauen.
Leitfaden anfordern →- 01Sie übernehmen die alte Ordnerstruktur
- 02Dasselbe Feld zehnmal, an der falschen Stelle
- 03Falsch gesetzte Berechtigungen
- 04–10Die anderen sieben, darunter der Fehler, der am meisten Geld kostet
ClickUp und n8n: Automatisierung, die wirklich bleibt
Sehen Sie, wie wir ClickUp mit n8n an Ihre anderen Tools anbinden, warum es Monday für wachsende Teams schlägt und wie die Einführung Schritt für Schritt aussieht.
Zur ClickUp-Automatisierungsseite →Wir finden gemeinsam heraus, ob ClickUp überhaupt zu Ihnen passt.
30 Minuten, unverbindlich. Falls ClickUp nicht die Antwort ist, sagen wir Ihnen auch das.
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