Wie eine Marketingagentur skaliert: Implementierung eines auf ClickUp basierenden CRM
Wenn ein Unternehmen dynamisch wächst, können die internen Prozesse oft nicht mehr mit dem Fortschritt mithalten. Genau in dieser Situation befand sich einer unserer Partner, eine ungarische Marketingagentur.
Das Problem? Der Markt entwickelt sich ständig weiter, aber im Hintergrund wächst das digitale Chaos von Tag zu Tag.
Die Lösung sahen sie in einem zentralen System, das in der Lage ist, mit ihnen zu wachsen. So begann unsere gemeinsame Arbeit mit dem Ziel, ein maßgeschneidertes, ClickUp-basiertes CRM einzuführen.
Die Herausforderung
"Wir standen nicht schlecht da, aber alles war verstreut", fasste Noémi Matykó, Geschäftsführerin von Chiro Marketing, die Situation treffend zusammen.
Wie die meisten wachsenden Unternehmen haben auch sie mehrere populäre Tools ausprobiert. Das Team sprang immer wieder zwischen verschiedenen Plattformen hin und her: Vertriebsprozesse liefen in HubSpot, Projekte in Trello und die Zeiterfassung in Everhour.
Diese Zersplitterung frisst nicht nur enorm viel Zeit, sondern birgt auch ernsthafte geschäftliche Risiken, da in einem nicht einheitlichen System wertvolle Leads oder kritische Aufgaben leicht untergehen können.
Partnerschaft und gemeinsame Planung
Nach dieser Erkenntnis begann unser Partner mit einer gründlichen Marktforschung. Sie erstellten eine detaillierte Wunschliste für das zukünftige System und wogen Funktionen, Skalierbarkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis ab.
Genau in dieser Phase kamen wir durch einen Austausch auf LinkedIn ins Spiel.
Für uns wurde das Projekt an diesem Punkt wirklich spannend. Wir sahen darin nicht nur eine einfachen Auftrag, sondern die Chance auf eine echte Partnerschaft. Wir wollten Chiro nicht einfach ein Produkt von der Stange verkaufen.
Anstatt bloß Funktionslisten abzuhaken, starteten wir eine tiefgehende Gesprächsreihe, um die DNA des Unternehmens zu verstehen: Wie arbeiten sie, was liegt ihnen intuitiv, und wo verbergen sich die versteckten Effizienz-Fallen?
Nach dem gemeinsamen Brainstorming stand die Wahl aufgrund der beispiellosen Flexibilität von ClickUp fest. Hier begann unsere gemeinsame Geschichte mit dem Chiro-Team. Während der ClickUp-basierten CRM-Einführung haben wir keine Schablonen-Software verkauft, sondern ein System entwickelt, das perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Die Schritte der Einführung
Nach der gemeinsamen Planung bauten wir das System modular auf und begannen mit dem Wichtigsten.
Sales Pipeline und CRM
Der kritischste Bereich war die Zentralisierung des Vertriebs. Zuerst migrierten und optimierten wir den Vertriebsprozess, der zuvor auf HubSpot lief, in die neue, angepasste Umgebung von ClickUp. Dieser Schritt brachte sofort messbare Ergebnisse durch eine wesentlich transparentere Pipeline.
HR und Wissensdatenbank
Es folgte die Automatisierung von HR-Prozessen (wie Onboarding) und der Aufbau einer internen, zentralen Wissensdatenbank. Dadurch wurde das interne Know-how unseres Partners durchsuchbar und für alle Kollegen zugänglich, was enorm viel Zeit bei Einarbeitungs- und Schulungsprozessen sparte.
Projektmanagement und Integrationen
Schließlich zogen wir auch die in Trello verwalteten Projekte um. Interessanterweise war dieser Schritt ursprünglich nicht geplant, aber während der Zusammenarbeit stellte sich heraus, dass die Migration der gesamten Datenbank kosteneffizienter war, als ein paralleles System aufrechtzuerhalten.
Die größte technische Herausforderung war die nahtlose Integration der bestehenden Zeiterfassungssoftware Everhour. Hier mussten wir über API-Schnittstellen und Webhooks sicherstellen, dass die beiden Systeme perfekt miteinander kommunizieren und die Zeiterfassung präzise und zuverlässig bleibt.
Herausforderungen und gemeinsame Lösungen
Im Laufe des Prozesses standen wir vor Herausforderungen wie dem Umschreiben komplexer Automatisierungen aus früheren Systemen, aber dank der engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit haben wir diese effizient gelöst.
Der menschliche Faktor
Eine der wichtigsten Fragen unseres Partners war: Wie wird das Team die Veränderung aufnehmen? Die Einführung eines neuen Systems verursacht bei vielen Kollegen erst einmal Bauchschmerzen, da sie eine jahrelang gewohnte – wenn auch ineffiziente – Routine für eine völlig neue Oberfläche aufgeben müssen.
Unsere Aufgabe bestand hier nicht nur darin, das System aufzubauen, sondern das Chiro-Team durch gezielte Schulungen und kontinuierlichen Support beim Übergang zu begleiten und ihnen die echten Vorteile des neuen Systems aufzuzeigen.
Datensicherheit bei einer ClickUp-basierten CRM-Implementierung
Die Datenmigration war einer der kritischsten Punkte des Projekts. Was passiert mit den jahrelang gesammelten, unbezahlbaren Daten in Trello und HubSpot?
Für uns war es essentiell zu garantieren, dass keine einzige wertvolle Information, Aufgabe oder Kundendaten während der Umstellung verloren gehen. Dies erforderte eine minutiöse Planung und Tests unsererseits. Vor der Live-Umstellung überprüften wir die Prozesse in einer Test-Migration mit kleineren Datensätzen, um sicherzustellen, dass jedes Datenbit am richtigen Platz landet.
Kosten und Zeitrahmen
Zu guter Letzt: die Kosten und der Zeitrahmen. Im Sinne der Transparenz planten wir das Projekt mit einem Zeitrahmen von etwa drei Monaten und einem Budget von 1,5–2 Millionen HUF.
Während der gemeinsamen Arbeit zeigte sich jedoch, dass Anforderungen über den ursprünglichen Plan hinausgingen – zum Beispiel der Umzug der gesamten Trello-Datenbank.
Das Projekt wurde so zu einem lebendigen Prozess, bei dem wir neue Ideen und Herausforderungen stets partnerschaftlich besprachen. Wir bewerteten jeden neuen Bedarf sofort und entschieden gemeinsam über Prioritäten, sodass das Projekt stets im vereinbarten Rahmen blieb.
Was man über uns sagte
Während des Projekts haben wir keinen externen Dienstleister, sondern einen echten Partner bekommen. Das Team von Alias Innovations betrachtete jedes von uns aufgeworfene Problem als eine zu lösende Aufgabe. Ihre lösungsorientierte Einstellung und ihre sorgfältige, demütige Herangehensweise an die Arbeit machten es möglich, ein so komplexes System erfolgreich einzuführen.
Wie geht es weiter?
Es ist also deutlich zu sehen, dass ClickUp viel mehr ist als nur ein Projektmanagement-Tool. Mit dem richtigen Aufbau und Expertenunterstützung kann es zum zentralen Motor des gesamten Unternehmens werden.
Die Planung und Durchführung einer solchen umfassenden ClickUp-basierten CRM-Einführung ist jedoch eine komplexe Aufgabe – und genau hierfür bieten wir fachkundige Unterstützung. Kontaktieren Sie uns, und lassen Sie uns gemeinsam die für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösung finden.
